Zeichnen Sie Ihre Inhalte als erstes auf Papier auf.

1. Tabelle in Powerpoint einfügen

Um eine Tabelle auf der aktuellen Folie einzufügen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen“ – „Tabelle“. Im folgenden Dialogfenster „Tabelle einfügen“ erhöhen Sie die Spaltenanzahl auf „5“ und die Zeilenanzahl auf „7“.

2. Erfassung der Daten in die Tabelle

Sie können Ihre Texte und Zahlen manuell in die Tabelle erfassen oder per „Copy and Paste“. Um innerhalb der Tabelle zu navigieren, verwenden Sie bitte die Tabulator-Taste zum wechseln der aktiven Zelle. Natürlich können Sie auch mit der Maus in eine Zelle klicken, um diese zur Texterfassung zu aktivieren.

Die reine Tabelle mit Inhalten ohne Formatierung.

3. Formatierung der Inhalte in der Tabelle

Formatierung der Inhalte in der Tabelle.

Mit Hilfe der Formatierungsbefehle können Sie nun die einzelnen Bereiche der Tabelle formatieren. In unserem Beispiel stellen wir die Jahreszahlen in einer größeren Schriftart und fett dar. In der Fußzeile der Tabelle verwenden wir den gleichen fetten Text, um die prozentuale Angabe hervorzuheben. Alle Zellen mit Zahlen als Inhalt werden rechts ausgerichtet.

Um der linken Spalte mehr „Luft“ zu verschaffen, wird diese verbreitert. Dazu positionieren Sie den Mauszeiger auf den rechten Rahmen der Spalte, klicken und halten die linke Maustaste und ziehen den Spaltenrahmen nach rechts.

Durch die Veränderung der Breite der ersten Spalte, hat sich die Größe der Jahresspalte „2004“ verändert. Da wir für die Jahresspalten aber eine gleichmäßige Breite benötigen, können Sie über den Tabellen-Befehl „Spalten gleichmäßig verteilen“ eine einheitliche Breite herstellen.

Markieren Sie dazu die Spalten „2004“ bis „2007“. Ziehen Sie dazu den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste über die gesamten Zellen der Spalten. Anschließend klicken Sie auf den Befehls-Button „Spalten gleichmäßig verteilen“ innerhalb der Symbolleiste für die Tabellenformatierung.

Falls die Symbolleiste für die Tabellenbefehle nicht eingeblendet ist, können Sie diese mit einem Klick der rechten Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste und dann mit einem Klick im Kontextmenü auf „Tabellen und Rahmen“ einblenden.

Als nächsten Schritt verbinden Sie die Zelle mit dem Inhalt „Veränderung zum Vorjahr“ und die rechts davon liegende leere Zelle. Dazu markieren Sie beide Zellen und klicken innerhalb der Symbolleiste auf den Befehls-Button „Zellen verbinden“.

4. Rahmenfarbe und Füllfarbe

Um die verschiedenen Bereiche der Tabelle klar zu trennen, verwenden wir verschiedene Farbakzente. Der Kopfbereich mit den Jahreszahlen wird mit schwarz gefüllt, die Zeilenbeschriftung in einem dunkleren grau, die Inhalte mit einem helleren grau. Die Spalte, die besonders hervorgehoben werden soll, befüllen wir im Inhalt mit einem helleren grün und die Spalten-Überschrift sowie den Spalten-Abschluss mit einem dunkleren grün.

Anpassung der Farben für Zeilen und Spalten.

5. Eine Spalte optisch hervorheben

Optisch die wichtigste Information aufgepeppt!

Durch die Farbgebung der Spalte „2006“ wurde diese bereits optisch hervorgehoben. Dazu bietet uns Powerpoint die Möglichkeit, eine Tabelle in seine einzelnen Formen umzuwandeln.

Wählen Sie dazu die Tabelle aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Markierungsrahmen. Im Kontextmenü klicken Sie auf „Gruppierung aufheben“. Die Abfrage, ob die Tabelle in das Powerpoint Format konvertiert werden soll bestätigen Sie mit „Ja“.

Die Tabelle wurde nun in die einzelnen Autoformen aufgelöst. Jetzt ist es ein leichtes, mit den einzelnen Formen zu arbeiten. In unserem Beispiel haben wir den Abstand der Spalte für das Jahr „2006“ links und rechts vergrößert. Die Kopf- und Fußgrafik wurde durch die Zusammensetzung von zwei Formen erreicht.

Einfaches verbinden von zwei Autoformen.

Findet sich ein ähnliches „Bild“ zu Beginn einer Präsentation, so lässt es zumindest im Stillen hoffen, dass dieser Vortrag (wegen der sehr hohen Komprimierung der Informationen) schon nach drei Folien zu Ende ist – weit gefehlt. Meist folgen 40, 60 oder gar 100 Folien, alle gleichsam „umfangreich“ gestaltet = Katastrophe! Das wünschen wir keinem, wirklich keinem Zuhörer!

Deshalb nachfolgend ein paar Tipps gegensätzlich der gerne gehörten Frage: „Darf’s ein bisschen mehr sein?“ Diese Frage gehört ausschließlich hinter die Fleischertheke und nicht in die Praxis des Präsentationsdesigns!

Weniger ist oft mehr – nur eine Kernaussage pro Folie!

Grundsätzlich sollten Powerpoint-Folien einfach, übersichtlich, bildhaft und plakativ gestaltet sein. Unabhängig von Thema und Zielgruppe sollten Sie sich als Präsentator immer auf das Wesentliche konzentrieren. Fokussieren Sie die Aussage jeder Folie aber im Besonderen der gesamten Präsentation auf eine Kernaussage. Das führt bereits in der Vorbereitung dazu, dass Sie sich einen „roten Faden“ mit stichhaltiger Logik verschaffen müssen. Der nette Nebeneffekt: Sie „verzetteln“ sich nicht.

Das bedeutet: nur eine Aussage oder eine Theorie pro Folie. Verwenden Sie hierzu Bildmaterial, dann wählen Sie ein einziges Bild, um diese eine Aussage stichhaltig zu visualisieren. Das Bild muss allerdings perfekt zum Folieninhalt passen.

In der Werbetechnik sagt man, dass die wichtigsten Informationen der Beschriftung eines Fahrzeuges in drei Sekunden wahrgenommen werden sollte.
Transferieren wir diese Aussage auf die Gestaltung von Vortragsfolien: In drei Sekunden sollte der Betrachter die Kernaussage einer Folie eindeutig wahrnehmen können.

Wieviel Text darf auf einer Folie stehen?

In der Kommunikationstheorie finden sich zahlreiche Antworten zu dieser Frage. Wir haben uns für eine Faustformel entschieden, die da heißt: Maximal sieben Zeilen mit je sieben Wörtern pro Folie, da der Mensch nach der Verhaltensforschung in der Lage ist, maximal sieben Informationen gleichzeitig aufzunehmen. Bei mehr Informationen, teilen Sie es auf zwei oder mehrere Folien auf.
Bedenken Sie, dass für einen zweizeiligen Satz die Zeilen gezählt werden und nicht ein Satz (es dürfte in den meisten Fällen allerdings schwierig sein, mit sieben Wörtern einen Satz mit zwei Zeilen zu texten).

Beispielgestaltung einer Folie mit Bild, Kernaussage und Unterpunkten

Ein hervorragender amerikanischer Präsentationsguru vertritt sogar die Meinung, dass niemals mehr als sechs Wörter pro Folie verwendet werden dürfen.

Nehmen Sie sich das Ziel „weniger ist mehr“ zu Herzen und quälen Sie ihr Publikum nicht mit unübersichtlichen und vollgestopften Folien – das Publikum wird Sie feiern!

Ein weiterer hilfreicher Artikel mit dem Thema „Bilder sagen mehr als tausend Worte“ in der Rubrik „Tipps und Tricks“

Zur Einführung - eine “kleine” Schriftenkunde

Schrift mit Serifen (Antiqua-Schrift), am Beispiel der Times New Roman Regular

Reden wir von allseits bekannten Schriften, wie Times New Roman, Garamond, Arial, Futura, Helvetica und so weiter, so haben wir es hier mit Schriftfamilien zu tun. Auch umgangssprachlich Schriftarten genannt.

Zu einer solchen Schriftfamilie gehören dann die Schriftschnitte, die durch die Schriftstärke (mager, normal, fett, light, regular, book, bold), die Schriftlage (kursiv, italic) und die Schriftbreite (schmal, normal, breit, condensed, narrow, expanded) bestimmt werden.

Schrift ohne Serifen (Grotesk-Schrift), am Beispiel der Helvetica Regular

Grundsätzlich unterteilt man die Schriften in zwei Kategorien: die Antiqua-Schriften (mit Serifen, z.B. Garamond) und die Grotesk-Schriften (ohne Serifen, z.B. Arial). Auf weitere Einzelheiten der Typografie einzugehen, sehen wir an dieser Stelle erstmal nicht als notwendig an.

Lesbarkeit der Schrift – mit oder ohne Serifen

In längeren Texten ist eine Schrift mit Serifen sehr gut aufgehoben. Die Serifen sorgen für eine bessere Führung des Auges innerhalb eines Fließtextes.

Serifenlose Schriften sind für kürzere Texte, wie z.B. Aufzählungen auf einer Folie besser geeignet. Diese Schriften besitzen aufgrund ihrer gleichmäßigeren Strichstärke (typografisch Duktus genannt) auch eine bessere Fernwirkung als die der Kategorie „Antiqua“ mit dünneren und dickeren Strichstärken innerhalb eines Buchstabens. Somit günstiger für die Entfernung bei Vorträgen.

Der Zweck bestimmt den Schrifttyp

Eigentlich bestimmt das Thema, das Umfeld und das Ziel die Auswahl der Schrift mit. So wird die Anmutung und der Charakter einer Präsentation zum Thema „klassische Musik“ durch die Verwendung einer „klassischen“ Schrift – also mit Serifen – unterstützt. Ebenfalls würde eine Schrift im Western-Stil einen Vortrag über „Western-Mode“ dem Vortrag einen unverkennbaren „Anstrich verleihen“. Allerdings könnte die Lesbarkeit darunter leiden. Es ist unbestritten, dass man mit einer außergewöhnlichen Schrift, Aufmerksamkeit wecken kann.

Eins steht fest: Mit einer Grotesk-Schrift namens Helvetica, Futura und Co. sind Sie bei der Gestaltung von Präsentation immer auf der sicheren (zwar nicht auf der besonders kreativen) Seite.

Die richtige Schriftgröße

Bei der Bestimmung der passenden Größe der Schrift tut man sich in der Regel sehr schwer. Deshalb hier ein paar Tipps:

Wir empfehlen grundsätzlich die Schriftgröße nicht unter 20 pt zu wählen.
Das bedeutet, dass die Mindestgröße auf einer Powerpoint-Folie bei 7,5 mm liegt.

Die gängige Größenangabe bei Schriften ist Punkt (pt) = 0,376 mm

Arbeiten innerhalb der Gliederung

Raster und Führungslinien

Attribute einer Form kopieren

Markieren von Text

Löschen von Text

Navigieren innerhalb eines Textes

Text formatieren

Absätze ausrichten

Es sei das derzeit am weitesten verbreitete Programm zur Erstellung interaktiver Präsentationen.
Zu diesen Zahlen gibt es eine lange Entwicklung mit einer interessanten Geschichte aus den letzten 4 Jahrzehnten, die wir uns etwas näher betrachten.

Die Vorgeschichte von Powerpoint

Diese beginnt bei einem ehemaligen Hippie aus Kalifornien, Whitfield Diffie. Er schrieb im Jahre 1975 Computergeschichte, als er ein Verschlüsselungssystem namens “Public Key” mitentwickelte. Dieses System sollte zunächst zum freien Meinungsaustausch dienen – vorbei an Schnüfflern und Spionen.
Das Telekommunikations-Unternehmen Bell Northern Research (BNR), später Nortel Networks und dann Northern Telecom, wurde auf den langhaarigen Computer-Freak aufmerksam und beauftragte ihn, Sicherheitssysteme für Telefonnetze zu entwickeln. Dieser Job brachte es mit sich, dass Diffie seine Ideen ständig auf allen möglichen Sitzungen vortragen musste. Um nicht ständig Folien für Overhead-Projektoren mit der Schreibmaschine, Schere und Papier herstellen zu müssen, schrieb der Informatiker im Forschungslabor ein kleines Programm und druckte seine Vortragsfolien aus.
Somit hatte er schon wieder Computergeschichte geschrieben - aber so beiläufig, dass er selbst es gar nicht bemerkte. Diffie verfolgte das Thema um seine Präsentations-Software nicht weiter.
Seit 1991 arbeitet Dr. Whitfield Diffie als Chief Security Officer bei Sun Microsystems, Kalifornien.

Die erste Version

Die ersten Versionen von Powerpoint

Diffie’s damaliger Chef, Bob Gaskins machte daraus jedoch eine „weitreichende“ Geschäftsidee. Dieser kündigte seinen Job als Leiter der Forschungsabteilung, kaufte sich bei der strauchelnden Programmierfirma namens „Forethought“ ein und schrieb gemeinsam mit seinem Kollegen, Dennis Austin, ein ähnliches Programm, das er „Presenter” nannte. Weil dieser Name allerdings schon vergeben war, taufte er es um: Powerpoint.

Dies ereignete sich im Jahr 1984. Die Entwicklung dieses Programmes ging weiter und somit kam nach 3 Jahren - im April 1987 die erste Version von Powerpoint auf den Markt. Diese Version war zunächst in Schwarz-Weiß und nur für Apple-Rechner.

Powerpoint nun unter dem Dach von Microsoft

Die Präsentationssoftware wurde umgehend zum Verkaufsschlager. Noch im selben Jahr zeigte Microsoft Interesse an der Firma „Forethought“ und übernahm diese für 14 Millionen Dollar. Der Entwicklungsort für Powerpoint blieb in Sunnyvale, Kalifornien. Bob Gaskins und sein Partner Dennis Austin (Gründer von Forethought) blieben die beiden hauptverantwortlichen Entwickler und brachten im Mai 1988 bereits die zweite Version von Powerpoint – allerdings immer noch ausschließlich für Apple-Rechner - raus. Da 1988 die Farbtechnologie bei Apple-Macintosh Einzug nahm, war nun auch Powerpoint in Farbe.
In wenigen Publikationen wurde davon geschrieben, dass die erste Version doch für Windows 2.0 verwendbar sei. Das würde auch erklären, dass die 1990 benannte Windows-Version unter der Nummeriierung 2.0 geführt wird.

Microsoft Powerpoint

Wie schon geschrieben, wird im Mai 1990 schließlich, mit Erscheinen von Windows 3.0, die erste vollwertige Powerpoint-Version auch auf dieses Betriebssystem portiert.
Powerpoint ist damit “zu einem Rädchen im großen Getriebe geworden”, so Bob Gaskins.

Powerpoint Version 2.0 bis Version 2008

1992 wird auch unter Microsoft eine weitere Powerpoint-Version, Powerpoint 3.0 für Mac OS, in den Vertrieb gebracht.
Die Powerpoint-Version 4.0 für Windows wird 1994 erstmalig an Microsoft-Office angegliedert - gleichermaßen gibt es die Version 4.0 für Mac OS.
Die Versionen 5.0 und 6.0 (eigentlich auch 7.0) für Mac OS bleiben aus, da die neue Markteinführung an die Erscheinung von Word 7.0 gekoppelt ist und auch die Implementierung der OLE-2-Technologie (object linking and embedding) beinhaltet. Die nachfolgenden Powerpoint-Versionen sind kompatibel zu Word 7.0 und dieser Technologie.
Unter dem Windows-System bleiben die Powerpoint-Versionen 5.0 und 6.0 (eigentlich auch 7.0) ebenfalls aus – wegen vorgenanntem Grund.
Für Windows 95 erscheint Powerpoint 95 (Powerpoint 7.0 Win). Die Markteinführung ist an Office 95 angelehnt.
Im Mai 1997 (ebenfalls an die Office-97-Einführung gekoppelt) wird dementsprechend die Windows-Version Powerpoint 97 (Powerpoint 8.0 Win) auf den Markt gebracht. Die analoge Mac-Ausführung 98 (Powerpoint 8.0 Mac) kommt 1998 raus. Parallel wird auch die erste Office-Version 98 für Mac-Rechner angeboten.
Das im Juni 1999 erscheinende Software-Paket „Office 2000“ enthält auch eine neue Version Powerpoint 2000 (Powerpoint 9.0 Win). Die Mac-Variante erscheint im Jahr 2000 (Powerpoint 9.0 Mac) mit Office 2001. Das Mac-Betriebssystem OS X hat bereits Einzug gehalten und bringt 2002 die Version Powerpoint X (Powerpoint 10.0 Mac) mit sich.
In der Office-XP-Suite, die 2002 herausgegeben wird, ist die Powerpoint-Version 2002 (Powerpoint 10.0 Win) enthalten. Da diese Ausführung mit besonders umfangreichen Erweiterungen versehen ist, weist die im November 2002 erscheinende Version 2003 (Powerpoint 11.0 Win) kaum Weiterentwicklungen auf.
2004 folgt die elfte Mac-Ausgabe von Powerpoint (Powerpoint 11.0).
Die aktuellsten Versionen sind Powerpoint 2007 für Windows (Powerpoint 12.0 Win) und Powerpoint 2008 für Mac (Powerpoint 12.0 Mac). Diese beiden Versionen erschienen im Zusammenhang mit den jeweiligen Office-Varianten.

Die Versionen als Übersicht

1987 Mac/Win Powerpoint 1.0
1988 Mac Powerpoint 2.0
1990 Win Powerpoint 2.0
1992 Mac Powerpoint 3.0
1992 Win Powerpoint 3.0
1993 Win Powerpoint 4.0 - (Office 4.0)
1994 Mac Powerpoint 4.0
1995 Win Powerpoint 95 (7.0) - (Office 95)
1997 Win Powerpoint 97 (8.0) - (Office 97)
1998 Mac Powerpoint 98 (8.0) - (Office 98 für Mac)
1999 Win Powerpoint 2000 (9.0) - (Office 2000)
2000 Mac Powerpoint 2001 (9.0) - (Office 2001 für Mac)
2001 Win Powerpoint 2002 (10.0) - (Office XP)
2002 Mac Powerpoint X (10.0) - (Office-Mac X)
2003 Win Powerpoint 2003 (11.0) - (Office 2003)
2004 Mac Powerpoint 2004 (11.0) - (Office-Mac 2004)
2006 Win Powerpoint 2007 (12.0) - (Office 2007)
2007 Mac Powerpoint 2008 (12.0) - (Office-Mac 2008)

Quellen:
Wikipedia, Powerpoint / Mac OS / Windows
Spiegel / Macht der bunten Bilder, Hilmar Schmundt
Powerpoint - historical review, Cathy Belleville

Ein gutes Kreis- oder Säulendiagramm konzentriert sich auf den Punkt. Behalten Sie immer im Fokus was Sie versuchen auszudrücken. Ziel ist, Ihre Aussage so klar wie möglich darzustellen. Verwenden Sie ein großes Diagramm auf Ihrer Folie, um den Inhalt zu vermitteln. Halten Sie die Anzahl der Datenpunkte gering und stellen Sie Quartals anstatt Jahreszahlen vor. Eine Übersicht der Jahreszahlen und die Detaillierung innerhalb der Quartale, verteilt auf mehrere Folien, hilft Ihrem Publikum bei der Aufnahme von Informationen.

Wählen Sie eine einfache Darstellung

Ein sauberes Design ist einfach zu verstehen und transportiert Ihre Information auf die beste Art und Weise. Vermeiden Sie daher zu viele Effekte innerhalb Ihrer Diagramme. Denken Sie an eine wunderschöne Frau im schwarzen Abendkleid und Diamanten-Halskette. Ein gutes Diagramm verhält sich ähnlich. Geschmackvoll und elegant.

Verteilte Informationen sind besser

Was würden Sie am liebsten machen, wenn Ihnen eine Folie mit 10 verschiedenen Balken und einer Legende in Schriftgröße 6 Pixel über 10 Minuten vorgetragen wird? Sie würden am liebsten aufstehen und den Vortrag verlassen. Wenn Sie nicht wollen, dass Ihr Publikum genervt und gelangweilt ist, verteilen Sie Ihre Informationen auf klare und aussagekräftige Diagramme und Folien. Je einfacher und präziser Ihre Aussage auf der Folie, desto verständlicher für Ihr Publikum.

Überprüfen Sie Ihre Daten dreifach

Das schlimmste, was Ihnen passieren kann ist eine falsche Formel, eine fehlerhafte Berechnung oder ein Datenfehler innerhalb des Charts. Prüfen Sie aus diesem Grund Ihre Folien und Diagramme zwei und dreifach, bevor Sie diese veröffentlichen. Greifen Sie ruhig zum Taschenrechner zurück und checken Sie Ihre Zahlen.

Wählen Sie das richtige Chart-Format

Wenn Sie Ihr Publikum durch Zahlenkolonnen quälen, werden Sie keine Aufmerksamkeit bekommen. Transferieren Sie Ihre Zahlen in Charts und Diagramme um diese zu visualisieren. Die Wahl des richtigen Formats hilft dem Publikum die Zahlen zu verstehen und unterstützt die Wahrnehmung Ihres Punktes und Statements.

Der Titel - Leitfaden zum Diagramm

Sie können Ihre Folie natürlich mit „Verkaufszahlen“ benennen und ein Diagramm mit Umsatzzahlen in den verschiedenen Kanälen darstellen, wo liegt aber der Fokus dieser Folie? Verwenden Sie einen Titel wie: Umsatzanstieg an Ostern. Mit diesem Titel schlagen Sie zwei Fliegen auf einmal und der rote Faden für das Diagramm ist gelegt. Der Trend nach oben ist in Ihrer Grafik abzulesen und Ihr Publikum kann eine bessere Verbindung zwischen Titel und Inhalt herstellen.

Der Titel - Leitfaden zum Diagramm

Gruppieren Sie Säulen

Wenn Sie größere Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen vergleichen wollen, hilft die Gruppierung von Säulendiagrammen, um die Information verständlich und auf den ersten Blick vergleichen zu können. Mit dieser Art der Darstellung können Sie ganz einfach verschiedene Produkte im Abverkauf über verschiedene Kanäle darstellen. Der 3D-Look für die Säulen kann in diesem Beispiel sehr elegant wirken. Versuchen Sie jedoch, den Einsatz von 3D-Säulen bei einer größeren Anzahl von Säulen zu vermeiden.

Gruppieren Sie Säulen

Stapelsäulen für Produkte innerhalb einer Gruppe

Gestapelte Säulen Diagramme demonstrieren sehr gut kommunizieren, wie sich der Gesamtwert innerhalb einer Produktgruppe entsteht. In unserem Beispiel können Sie sehr schön erkennen, welches Produkt sich in welchem Zeitraum innerhalb der Produktgruppe am besten verkauft hat.

Stapelsäulen für Produkte innerhalb einer Gruppe

Zeitdarstellung mit Linien-Diagramm

Wenn Sie Veränderungen innerhalb des Verkaufs über die Zeit illustrieren möchten, verwenden Sie bitte Linien-Diagramme. Die Zeitinformation wird über diese Art am besten transportiert. Ihr Publikum kann den Verlauf sehr gut verfolgen und erkennt auf den ersten Blick, zu welchem Zeitpunkt eine Veränderung stattgefunden hat. Um Komponenten besser unterscheiden zu können, sollten Sie mit der Linienstärke und der Linienfarbe arbeiten. Eine Darstellung mit 3D-Perspektive empfehlen wir nicht, da diese Art unübersichtlich wirken kann.

Zeitdarstellung mit Linien-Diagramm

Kombination von Diagramm-Typen

Den Vergleich von Umsatz und Vorgabe visualisieren Sie am einfachsten über die Kombination von Linien und Säulen. Diese Kombination zeigt Ihren Zuhörern auf den ersten Blick, wie Erfolgreich ein Produkt über die Zeit verkauft wurde und von welchen Erwartungen man bei der Planung ausgegangen ist.

Kombination von Diagramm-Typen

Balkendiagramme für Laufzeiten

Für die Darstellung von Leistung, Effizienz und Qualität eignet sich hervorragend das Balkendiagramm. Ihr Publikum liest die Grafik von links nach rechts (0% bis 100%) und erkennt auch bei gruppierten Werten sofort das beste Resultat. In Verbindung mit einem aussagekräftigen Titel bringen Sie auf eine einfache Weise das Argument Zeit in diese Diagramm-Art.

Balkendiagramme für Laufzeiten

World’s Best Presentation Contest

Deswegen sollten Sie Ihre Präsentations-Texte und Diagramme weglassen und mit einem passenden Foto zur Zahl eine Geschichte erzählen. Dies hilft Ihren Zuhörern, besser zu verstehen, was Sie sagen wollen.

Eine Information pro Folie

Geben Sie Ihren Zuhörern nur eine Information pro Folie, selbst wenn Sie Platz für mehr haben. Das gibt Zeit zum Nachdenken und um zu verstehen was Sie sagen. Ihr Schlüssel für eine gute Kommunikation.

Alle Zahlen verstanden?

Langstreckenflüge, Kreuzfahrten, Bahnreisen, 1.537.198, 198.850, 49.705 – haben Sie sich alle Zahlen gemerkt und haben Sie diese auch verstanden? Bringen Sie die Zahlen auf verschiedenen Folien. Eine Zahl pro Folie. Mit einem aussagekräftigen und einprägsamen Foto und schon haben Ihre Zuhörer die Möglichkeit darüber nachzudenken und schnell zu verstehen.

Verteilen Sie die Informationen

Eine Information pro Folie

Eine Information pro Folie

Eine Information pro Folie

Verwenden Sie bitte keine Cartoon-Zeichnungen!

Bitte keine Cartoons!

Das richtige Bildmaterial zu finden ist durch die verschiedenen Bilddienste im Internet ziemlich einfach geworden. Investieren Sie die Zeit für die Suche geeigneter Fotos für Ihre Präsentation. Ihre Zuschauer werden es Ihnen danken.

Wann sollen Aufzählungspunkte eingesetzt werden?

Ein Aufzählungspunkt hilft Ihren Zuhörern, wichtige Aussagen innerhalb der Präsentation wahrzunehmen. Ein Aufzählungspunkt ist der Auslöseimpuls für eine wichtige Information. Viele Präsentationen werden leider mit Text überladen. Zu oft werden lange Sätze zu jedem Aufzählungspunkt geschrieben. Diese Herangehensweise vernichtet die Aussagekraft jeder Folie und wird entsprechend von Ihren Zuhörern als langweilig und verwirrend aufgenommen. Je weniger Text Sie pro Aufzählungspunkt verwenden, desto höher wird der Nutzen für die Information auf der Folie sein.

Welcher Inhalt macht einen guten Aufzählungspunkt?

Ein Aufzählungspunkt muss nicht immer ein ganzer Satz sein, er sollte kurz gehalten werden und zwischen drei bis acht Wörter enthalten. Setzen Sie dabei keine chaotischen Abkürzungen oder abgebrochene Phrasen oder Sätze ein. Versetzen Sie sich in die Lage eines Zuhörers. Welche wichtigen Informationen würden Sie sich notieren, nach dem Sie sich die Folie einer Präsentation angesehen haben? Diese Informationen verwenden Sie für den Inhalt eines guten Aufzählungspunktes.

Wie viele Aufzählungspunkte pro Folie?

Es gibt natürlich kein Gesetz, dass die Anzahl der Punkte pro Folie festlegt. Wir empfehlen: je weniger, desto besser.

Es ist auf jeden Fall wichtig, eine Folie nicht mit Aufzählungspunkten voll zu stopfen. Um die Anzahl auf einer Folie gering zu halten, können Sie Ihr Thema über mehrere Folien verteilen. In diesem Fall setzen Sie einen einheitlichen Titel auf jeder Folie ein, um Ihren Zuhörern zu helfen, den Umfang zu verstehen.

Weniger Aufzählungspunkte pro Folie soll Sie aber nicht dazu verleiten mehr Text zu verwenden. Halten Sie sich an die drei bis acht Wörter Regel. Nutzen Sie den Platz der Folie aus und verwenden Sie einen größeren Abstand zwischen den Aufzählungspunkten. Somit heben Sie die einzelnen Punkte noch stärker vor.

Gestalten Sie Aufzählungspunkte leserlich!

Es ist sehr wichtig, den Text eines Aufzählungspunktes leserlich darzustellen. Der Text sollte groß genug sein, um ihn auch aus einer größeren Entfernung wahrzunehmen. Er sollte jedoch kleiner als die Überschrift sein. Der Aufzählungspunkt soll den Titel des Themas unterstützen. Testen Sie sich! Starten Sie den Präsentationsmodus (Drücken Sie F5) und entfernen Sie sich ein paar Schritte von Ihrem Bildschirm. Wenn Sie nun Ihre Aufzählungspunkte noch erkennen und lesen können, haben Sie die Folie richtig aufgebaut.

Halten Sie sich an Regeln!

Oftmals wird man bei der Erstellung von Aufzählungspunkten inkonsistent. Bleiben Sie konsequent einheitlich und legen Sie Regeln für die Erstellung von Punkten fest.

• Arbeiten Sie immer mit oder ohne Punkt am Ende jeder Aufzählung
• Wenn Sie kursiven oder fetten Text innerhalb der Punkte verwenden, dann benutzen Sie diese Hervorhebung aus dem gleichen Grund in allen Punkten
• Verwenden Sie immer die gleichen Zeichen oder Symbole für Ihre Aufzählungspunkte

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Bilder sagen mehr als 1.000 Worte.
Saubere Einzüge für Aufzählungstexte.

Bild 1: Ausrichtung vorher

Bild 2: Ausrichtung nach Anpassung

So stellen Sie die Einzüge sauber ein

Step 1 – Folienmaster aufrufen
Führen Sie die Befehlsfolge Ansicht > Master > Folienmaster aus.

Bild 3: Folienmaster aufrufen

Step 2 – Lineal einblenden
Falls das Lineal nicht eingeblendet ist, blenden Sie dieses über die Befehlsfolge Ansicht > Lineal ein.

Step 3 – Markierung des Textplatzhalters
Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf den Textplatzhalter für die Aufzählungstexte. Danach führen Sie die Befehlsfolge Bearbeiten > Alles markieren aus.

Nun sehen Sie innerhalb des Lineals die Markierungen für die verschiedenen Einzüge. Die obere Markierung kennzeichnet die Position des Aufzählungszeichens und die untere Markierung kennzeichnet die Position des Textes (siehe Bild 4).

Bild 4: Erklärung der Marker

Step 4 – Verschieben der Einzugsmarken
Klicken Sie mit gedrückter „STRG“ Taste auf den zweiten oberen Marker und ziehen Sie diesen auf die Höhe des ersten unteren Markers. Wenn Sie die Position erreicht haben, können Sie die Maustaste los lassen.

Gleichen Sie nun noch den Abstand für den zweiten unteren Marker aus und fahren Sie mit diesem Vorgehen mit den Markern für die weiteren Ebenen fort.

Im Bild 5 sehen Sie die Unterschiede zwischen der Standard-Einstellung und der optimierten Einstellung für die Einzüge. In der optimierten Einstellung sind die Einzüge für die Aufzählungszeichen genau bündig unterhalb des Textbeginns der vorherigen Ebene ausgerichtet.

Bild 5: Marker vorher und nachher

Step 5 – Zurück zur Folie
Zur Folienansicht kommen Sie zurück, in dem Sie die Befehlsfolge Ansicht > Normal durchführen.